Este diseño expone las tablas esenciales en un Sistema de Contabilidad tradicional de escritorio, lo que le da seguridad de datos, flexibilidad de operación y crecimiento de la base de datos sin afectar del rendimiento, para lo cual nos basamos en el diseño relacional de base de datos, por lo que podemos basarlo en una base de datos local como la Microsoft Access o una de servidor como Microsoft SQL i bien MySql, para citar algunos ejemplos.
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Usuarios Un Sistema Contable desde sus inicios
debe ser seguro solo el personal autorizado puede consultar o modificar sus
datos, mediante una Lista de Usuarios y sus respectivas contraseñas. Esta tabla tiene los usuarios autorizados
para el uso del Sistema. Entre los Usuarios los puede haber con condición de
Administrador, lo que permite a ese Usuario Crear, Modificar o Eliminar otros
Usuarios. |
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Compañías El Sistema debe ser flexible acerca de la
empresa a la que servirá, permitiendo establecer los datos generales de la
empresa, que a su vez se reflejarán en las distintas ventanas y reportes
donde tengan que figurar. Esta tabla contiene los datos generales
que identifican la compañía a la cual sirve el Sistema, todos los datos en
las tablas restantes pertenecen a esta compañía. Este debe ser un registro
único, solo para una entidad comercial. En caso de que el sistema sirva para
otras empresas, se debe hacer una copia entera de la estructura de toda las
Base de Datos para cada empresa a la que servirá el Sistema, este diseño da
simplicidad a la programación, libertad de operación, mayor seguridad de
datos y crecimiento a cada una de las Compañías o Empresas. |
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Catálogo de Cuentas Es un listado estructurado de todas la
Cuentas donde se registran en valores todas las operaciones que se realizan
en la empresa. Las cuentas están agrupadas en las diferentes secciones de Activo,
Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos.Las Cuentas que integran este
Catálogo varían de acuerdo al tipo de empresa y son identificadas cada una
por un código único, estructurado para definir un orden o secuencia lógica
dentro del catálogo. Ej: 1.0.0.0.000 – Balance General 1.1.0.0.000– Activos. 1.1.1.0.000 – Activos Corrientes. 1.1.1.1.000 – Efectivos en Caja y
Bancos. 1.1.1.1.001 – Caja General. 1.1.1.1.002 – Caja Chica. 1.1.1.1.003 – Banco X |
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Períodos Fiscales El cierre de un período fiscal se puede
controlar evitando que se puedan modificar los datos, porque los reportes
financieros ya han sido aceptados y presentados, marcando el período fiscal
como cerrado, evitando que incluso por accidente puedan digitarse asientos a
un período cerrado por equivocación, pero dando la flexibilidad que pueda
abrirse por si se requieren cambios de última hora, mediante asientos de
ajustes a los datos del período. Normalmente el Período Fiscal de las
empresas es el mes calendario (Enero, Febrero, Marzo, etc.), pero hay caso
especiales en que el inicio o el final del período no corresponde a los meses
calendarios, sino que tiene períodos de 28 días, como ejemplo. Es por eso que
es necesaria esta tabla para definir cuándo empieza y cuando finaliza cada
uno de los períodos fiscales. Además desde aquí se puede controlar cuando un
período está abierto o ya ha sido cerrado. |
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Tipos de Asientos Define todos los Tipos de Asientos que
maneja el Sistema. Es una manera de agrupar los Asientos de Diario, como ser
Asientos de Ingresos, de Gastos, de Inventarios, etc., controla además que
Asientos pueden ser ingresados manualmente al Sistema de contabilidad y
cuales provienen en forma automática de otros Módulos. El Tipo de Asiento da la capacidad de totalizar
los Asientos de Diario de un grupo, proporcionando cifras de control, que facilitan
el control de calidad de los datos que se introducen al Sistema. |
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Cabecera de los Asientos de Diario Su índice o Clave de Acceso a los
registro está compuesta por los campos: AñoFis + PdoFis + TipAsi + NumAsi,
que identifican a un único registro para el Asiento de Diario dentro de esta
tabla. Emplear una tabla para los datos en la
cabecera del documento es un requisito del modelo relacional de base de datos
que evita la redundancia de datos. Los campos TotDebe, TotHaber y
TotLineas, se utilizan como cifras de control que se introducen para asegurar
que todas las líneas del asiento han sido introducidas al Sistema y que el
Asiento de Diario está “cuadrado”. El Sistema suma internamente los datos digitados
en el Asiento de Diario y a continuación los compara contra estos campos,
para verificar que son idénticos y en caso de no serlo adverte al Usuario que
el asiento está quedando “descuadrado”. |
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Detalle de los Asientos de Diario Su índice o Clave de Acceso a los
registros está compuesta por los campos: AñoFis + PdoFis + TipAsi + NumAsi +
NumLin, que identifican a un único registro para el Asiento de Diario dentro
de esta tabla. El campo Numlin es de tipo auto numérico,
el Sistema lo incrementa automáticamente con cada nuevo registro que se
digita, lo que asegura que el asiento, si es necesario, puede estar compuesto
por una enorme cantidad de líneas o registros. El campo Comentario permite que cada
línea del Asiento de Diario pueda documentar su razón de ser, pero no es obligatorio. Los campos Numdoc y FecDoc hacen
referencia al documento fuente que origina la operación que se está
registrando en esta línea del asiento, pueden referirse a Facturas de compra
o de venta, Cheques emitidos o recibidos, Contratos, etc. Esto permite al
Sistema emitir reportes de conciliación de cuentas como por ejemplo de
Clientes o de Proveedores. Los campos Ref01 y Ref02 amplían la
documentación de la operación que se registra, pudiendo contener el Id o la
Cuenta de Cliente o de un Proveedor, para efectos de conciliación de cuentas.
Los módulos auxiliares que automatizan
la generación de Asientos de Diarios como Ventas, Inventarios, Cuentas por
Cobrar, etc., pueden introducir en estos campos los datos que permitirían un
enlace entre el Asiento de Diario en el Sistema de contabilidad, con los
registros en el módulo auxiliar, mejorando el control y seguimiento de la
información. |