Como desarrolladores de software se hace necesario conocer los procesos administrativos que realizan las empresas, en este caso para el Control de Inventario de los productos que tenemos para la venta, desde su adquisición hasta la venta a los clientes, y analizamos principalmente los documentos que intervienen en este proceso.
Para el control de inventario, se debe de implementar la documentación necesaria de todas las operaciones relacionadas con los mismos. Los más utilizados son los siguientes.
Orden de Compra
Es un
documento que da la compañía a la que se le compra mercadería, materia prima o
bien insumos. Este formato especifica las mercaderías, materia prima o insumos
que solicitamos, su precio unitario y el total de la compra.
No cuenta
con requisitos fiscales y sirve para amparar los productos o materia prima que
solicitamos, así como la fecha en que el proveedor deberá enviar la mercancía o
la materia prima.
Requisición de Materiales
Documento con
el cual se solicitan las materias primas y suministros que se van a emplear en
el proceso productivo en las empresas industriales.
Cualquier
entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una
requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el número
de orden de trabajo, el nombre del departamento, las cantidades y las
descripciones de los materiales solicitados.
Nota de Remisión
Documento
que emite un proveedor a su cliente para hacer constar el envió de mercaderías,
materia prima o insumos. Esta nota hace constar solamente el envió para su
correspondiente traslado y revisión para que posteriormente sea documentado a
su cancelación con un Comprobante de Crédito Fiscal o Factura de Consumidor
Final.
Recepción
Cuando el
proveedor despacha la mercadería, materia prima o insumos ordenados, el
departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan para tener la
seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la
orden de compra en cuanto a calidad y cantidad. Luego el departamento de
recepción emite un informe.
Informe de devolución a los Proveedores
Una vez
realizada la revisión anterior, se elabora un documento al proveedor donde se
le especifica la cantidad, descripción y motivos por los cuales se devuelven
las mercaderías, materia prima o insumos.
Comprobante de Crédito Fiscal y Facturas.
Son los
documentos que los proveedores en calidad de contribuyentes, emiten a sus
clientes, ya sea, contribuyentes o consumidores finales por sus respectivas
compras.
Tarjeta de Kardex
Es un
documento en el cual se registran los datos de entrada, salidas y saldos de la
existencia de los distintos tipos de inventarios, anteriormente se utilizaban
unas fichas o tarjetas las cuales han sido reemplazadas por los programas o
software que facilita su proceso de control.